تنمية قدرات موظفي مراكز الوثائق والمحفوظات

مقدمة عن البرنامج التدريبي:

في عالم يزدحم بالمعارف والمعلومات وكذلك التحديات التي تواجه عالم المعلوماتية من حيث تنظيم المعلومات وتصنيفها وتوثيقها في الأوعية المختلفة وتسهيل آليات الوصول إليها في الوقت المناسب وفي عالم تخطو فيه التقنيات الحديثة خطوات مذهلة وسريعة من أجل مساعدة الأفراد والمؤسسات في إدارة المعلومات. فلم تعد المعلومات الآن مجرد نوع من الترف تتباهى بها المجتمعات أو المنظمات وإنما أصبحت ركيزة أساسية في تطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة، ولقد دخلت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات جميع الميادين العلمية الاجتماعية والإنسانية، فعصرنا الحالي والمستقبلي هو عصر المعلومات الالكترونية في خدمة المجتمع، ويرتكز هذا المجتمع بصفة أساسية على تعظيم شأن الفكر والعقل الإنساني بالحاسبات الآلية وشبكات ووسائل الاتصال الحديثة والذكاء الاصطناعي ونظم الخبرة.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية البرنامج سيكون المشاركون قادرون على:

• تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونيا.
• تعميق الفهم بأهمية الأرشفة والدور الكبير الذي تلعبه في مجال حفظ الوثائق والمستندات
• التعريف بأسس ومهارات تطبيقات قواعد الأرشفة الإلكترونية والتعامل معها.
• تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.
• تعميق الفهم بأنواع الأجهزة والبرامج المستخدمة في مجال الأرشفة الإلكترونية.
• تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع
• التعريف بالقواعد والمعايير الأخلاقية التي تحكم عملية التوثيق والأرشفة.
• التعرف على المشكلات الطارئة والمتكررة وكيفية مواجهتها.

الفئات المستهدفة:

• موظفي مراكز الوثائق والمحفوظات
• الأخصائيون في مجال تكنولوجيا المعلومات بالمكتبات ومراكز المعلومات.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الاولى:

• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات
• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية
• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية
• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها
• خصائص الإدارة الإلكترونية وإمكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا
• عناصر الإدارة الإلكترونية : إدارة بدون ورق - إدارة بلا تنظيمات جامدة - إدارة بلا مكان إدارة بلا زمان

الوحدة الثانية:

• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتيرالإلكتروني
• مفهوم التوثيق وأهميته ودوره في تفعيل أداء المؤسسات.
• دور واستخدامات الأرشفة في العمل.
• أهمية الأرشفة الإلكترونية ومكوناتها، وأدواتها، والمجالات التي تستخدم فيها.
• مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية
• كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات

الوحدة الثالثة:

• المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني
• أنواع الوسائل المستخدمة في أرشفة الوثائق الإعلامية ومزاياها وعيوبها.
• أشكال وأنماط التوثيق الإعلامي للوثائق والمستندات والمواد الصحفية المختلفة.
• القواعد العامة والشروط التي يجب توافرها في أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• الوسائط المستخدمة في تخزين وأرشفة الوثائق في المؤسسات الإعلامية.
• أنواع البرامج المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية.

الوحدة الرابعة:

• الطرق السليمة في التعامل مع الوثائق.
• كيفية إدخال واسترجاع الوثائق والمعلومات وفقا لنظام الأرشفة الإلكترونية.
• طرق استفادة موظفي المؤسسة من نظام الأرشفة الإلكترونية.
• المفاهيم الأساسية في إدارة أمن المعلومات
• سياسات أمن المعلومات
• حماية المعلومات من الاختراق، وطرق التأمين المتوفرة في الأرشفة الإلكترونية.
• بعض أساليب حماية البيانات

الوحدة الخامسة:

• القواعد والمعايير الأخلاقية السائدة في مجال الأرشفة الإلكترونية.
• المشكلات الطارئة والمتكررة وكيفية التغلب عليها.
• الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
• إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملي.
• حالات وورش عملية وتطبيقية